(Un-)Pünktlichkeit: So reagieren Sie auf Verspätungen

Pünktliches Erscheinen zu Terminen sollte selbstverständlich sein. Außerdem zeugt es von Disziplin und persönlicher Wertschätzung. Bekanntermaßen funktioniert das jedoch nicht immer. Auch wenn es für manche Unpünktlichkeit plausible Gründe geben kann (wie beispielsweise ein längerer Verkehrsstau oder eine Zugverspätung): Rein organisatorisch gesehen spielt die Ursache keine Rolle, denn Zeit bleibt Zeit. Anhand einiger Beispiel-Situationen geben wir Ihnen Empfehlungen, wie Sie im Fall der Fälle am besten reagieren. Ihr Besuch ist zur vereinbarten Zeit noch nicht eingetroffen?

• Warten Sie nicht in „Hab-Acht-Stellung“, sondern nutzen Sie die Zeit konsequent für Kurzaufgaben, die Sie jederzeit unterbrechen können.

Ihr Besuch kommt 30 Minuten zu spät?

• Wenn es ein wichtiger Kunde ist, dem Sie etwas verkaufen möchten, müssen Sie das leider hinnehmen. Lassen Sie sich Ihre Verärgerung nicht anmerken. Versuchen Sie, schnell zur Sache zu kommen, um verlorene Zeit aufzuholen. Knifflig: Wenn Sie unmittelbar im Anschluss weitere Termine haben, müssen Sie je nach Interessenlage abschätzen, wen Sie eventuell warten lassen oder welche Gespräche Sie am ehesten verkürzen könnten.

Tipp: Denken Sie auch an die Möglichkeit, einen Termin kurzfristig abzusagen und zu verschieben, um einen Dominoeffekt zu vermeiden. Das ist zwar unangenehm, aber immer noch besser, als sämtliche Folgetermine eines Tages aufgrund einer einzigen Verspätung in die Warteschleife zu schicken.

• Wenn der verspätete Besucher etwas von Ihnen möchte, dann informieren Sie ihn über die verkürzte Gesprächsdauer: „Von der vorgesehenen Zeit bleibt uns leider nur noch eine halbe Stunde. Lassen Sie uns das Beste daraus machen.“

Man teilt Ihnen als Besucher mit, dass sich Ihr Treffen etwas verzögern wird?

• Fragen Sie nach, wie lange die Wartezeit in etwa sein wird, um die Zeit besser nutzen zu können. Lassen Sie dabei erkennen, dass Ihnen eine ehrliche Antwort lieber ist als die vage beschönigende Aussage „ein paar Minuten“.

Man lässt Sie als Besucher ohne weitere Erklärung warten?

• Wenn Sie als Besucher länger als 15 Minuten warten müssen, ohne dass sich jemand in dieser Zeit um Sie kümmert und eine konkrete Wartezeit angibt, fragen Sie im Sekretariat oder am Empfang nach. Erklären Sie freundlich, dass Sie noch andere Termine wahrnehmen müssten und Ihre Zeit deshalb begrenzt sei.
• Falls es der Anlass des geplanten Treffens erlaubt, erklären Sie nach weiteren zehn Minuten, dass Sie gehen müssen. Hinterlassen Sie Ihre Handynummer mit der Bitte um einen Anruf.

Sie selbst werden sich verspäten?

• Wenn Sie Besucher sind: Informieren Sie Ihre Zielperson telefonisch. Deshalb sollten Sie unterwegs immer die Telefonnummer Ihrer Terminpartner dabeihaben.
• Alternative: Rufen Sie in Ihrem Büro an, und bitten Sie jemanden, dies für Sie zu übernehmen. Entschuldigen Sie sich beim Eintreffen nochmals für Ihre Verspätung.
• Wenn Sie der Besuchte sind: Tun Sie alles, um Ihrem Gast die Wartezeit angenehmer zu machen (Getränke, Gebäck, Lektüre, eventuell einen Platz zum Arbeiten). Geben Sie möglichst genau an, wie lange die Verzögerung dauern wird. Dann muss Ihr Gast nicht in Lauerstellung warten, sondern kann die ihm zur Verfügung stehende Zeit gezielter nutzen.

Unpünktlichkeit bei hausinternen Besprechungen

• Hausinterne Besprechungen beginnen und enden immer verzögert, weil auf Zuspätkommer gewartet wird? Pünktlicher Beginn ist in jeder Schulstunde die Regel. In einem Unternehmen sollte das erst recht selbstverständlich sein. Suchen Sie Verbündete, und machen Sie das Thema zum Tagesordnungspunkt mit dem Ziel, künftig pünktlich zu beginnen und auf Zuspätkommer keine Rücksicht mehr zu nehmen. Stellen Sie die Auswirkungen des Ist-Zustands plastisch dar: Einige wenige stehlen allen anderen regelmäßig Zeit – das darf kein Dauerzustand sein.
• Falls Appelle nichts nützen, kann eine drastische Absprache helfen: Fünf Minuten nach pünktlichem Beginn werden die Türen verschlossen und Zuspätkommer ungeachtet ihres Status nicht mehr hereingelassen.